ですが、多くの企業で取り組まれている実際の行動を観察していると、組織の達成目標や上層部の重点課題と関連していない行動が目に付きます。このように取り組まれない行動計画を立案しても組織の目標を達成することができません。
では、組織の達成目標を確実に達成し、悩ましい重点課題を解決できる行動計画はどのように立てればよいのでしょうか？ 数値目標を確実に達成する行動計画の立案方法について解説します。
確実に組織目標を達成するための行動計画の立て方！ ～ 組織の成長と目標達成に向けて、社員たちが自主的に組織問題解決に取り組む！
目標と行動計画の構造
組織には組織としての達成目標があります。その達成目標を効率的に達成するためには、重点課題を設定する必要があります。（この重点課題を設定する方法は、「問題解決を効果的にするKPI設定のテクニック ～ 組織の成長と目標達成に向けて、社員たちが自主的に組織課題に取り組む！」で解説していますので、そちらを参照ください）
そして、その重点課題に基づいて、具体的な行動に取り組むから達成目標を達成することができるのです。すなわち、組織の目標達成をするための行動計画、すなわち、目的と手段の関係は下記のような構造で構成されています。この重点課題に基づき行動を計画するには9つの注意点があります。
1. 必ず期限を盛り込み、達成したかどうか判断できる行動計画にする
行動計画には、かならず期限を設定し、その期限の時点で「達成したかどうか！」を明確に判断できる行動計画にします。例えば「従業員の満足度を高める」ということが重点課題だったとしましょう。「従業員の満足度を高める」という重点課題に対してよく考えられる行動計画の1つが「従業員にアンケートを取る」です。ですが、これは行動計画としては不十分です。まず、期限が設定されていません。そして、その期限の時点で「第三者でも達成したかどうかがはっきりと判断できる達成基準」になっていません。
行動計画には、まず期限を明らかにする必要があります。例えば「6月30日までにアンケートをとる」と設定します。次に行うべきことは「第三者でも達成したかどうかがはっきりと判断できる達成基準」を明確にすることです。この「6月30日までにアンケートをとる」を行動計画とした場合、「期限を迎えた6月30日までに約半分の人がアンケートに答えた」という結果となることがあります。この結果だとその行動計画が達成できたかどうかが曖昧です。もし「6月30日までにアンケートを全て回収する」が行動計画であれば未達成です。行動計画を立てるときは、「期限」と「第三者でも達成したかどうかがはっきりと判断できる達成基準」にすることが大切です。
【悪い行動計画】 従業員にアンケートを取る
【良い行動計画】 6月30日までにアンケートを全て回収する
2. 他の人のアイデアをどんどん取り込む
行動計画を立てるときは、他の人のアイデアを参照すべきです。他の人から助言を得て、その助言から確実性の高い行動を決めます。そもそも行動計画を立てる目的は「自分たちだけで考え抜く」ことが目的ではなく、「成功する可能性が高い行動計画を立てる」ことです。「学習・経験すれば良い」のではなく「達成するための方法を学習・経験すること」が重要なのです。そのためにも、幅広く行動計画のアイデアを集め、そこから比較検討して相対的に目標達成に役立つものを選びます。他の人のアイデアを得て比較検討することが重要ですが、必ずしも他の人のアイデアを採用しなければならないわけではありません。それを参考にしてより良い行動計画を作ればよいのです。
3. 自分が行えることを行動計画とする
行動計画は、基本的に「自分が行動して取り組むこと」を行動計画にします。例えば「新規の市場を開拓する」が重点課題の場合、その行動計画の1つは「その市場の調査をする」です。この場合「メンバーに市場調査をやらせる」を行動計画にする人がいます。ですが「この市場調査をやらせる」は、他の人が取り組む行動で、行動計画を立てる人が行動することではありません。このような行動計画ですと、その行動が確実に達成できるかどうかは他の人次第でその人への依存度があまりにも高いのです。その状態ですと、その行動計画が達成できないリスクが高いままなのです。行動計画を達成する責任は自分にあり、他の人の責任ではないです。行動計画にすべきことは「他の人の行動計画」ではなく「自分の行動計画」です。例えば、この場合には、「7月31日に市場調査レポートが完成する。そのために、メンバーの進捗の確認と行動の支援を行う。」を行動計画にします。これだと、他の人の行動計画だけではなく、自分が行動すべきことを合わせた行動計画になります。こうすることで、この行動計画を達成できる可能性を高める（うまく行かないリスクを最小にする）事ができるのです。
【良い行動計画】市場調査をやらせる
【悪い行動計画】7月31日に市場調査レポートが完成する。そのために、メンバーの進捗の確認と行動の支援を行う。
4. 一人ではなく、数人を巻き込む行動にする
行動計画を立てるときには、その行動計画に他の人を巻き込むようにすることもその達成の可能性を高めてくれます。たとえば、「顧客満足アンケートサイトを構築する」という行動計画に場合には、「アンケートの質問項目は自ら考え、アンケートフォームは山田さんに作成を手伝ってもらい、7月25日にアンケートフォームを一次完成する」というように考えます。一人でやろうとしてもできることは限られています。仲間が支えてくれるから達成しやすくなります。確実に達成するためには、「いかに仲間を巻き込んで取り組むか！」は重要な鍵です。ただし「相手に任せる」「相手がすべてやる」ということではありません。「一緒に取り組む」ということが大切です。
5. 実際に取り組む行動計画の量を絞る
行動計画は、多くの行動を計画することをせずに1-2個に絞るべきです。例えば「1ヶ月後を期限とした10個の行動計画」と「1週間後を期限とした2つの行動計画」を比較すると、「1週間後を期限とした2つの行動計画」のほうが達成できる確率が高いです。その理由の1つは「スイッチングコスト」とよばれるものです。スイッチングコストとは製造業で使われる言葉ですが、ある製品の製造から他の製品の製造へ切り替えるとき、機械の設置場所の変更／機械の設定／材料の変更などの「段取り替え」が必要で、それが製造原価に影響を及ぼします。私たちが取り組む行動計画も、ある行動計画から他の行動計画に移動するときにはその「段取り替え」が必要になります。
「1ヶ月後を期限とした10個の行動計画」のままであると、1週間の間に幾度も段取り替えが必要ですし、いくつものことが気になり集中して取り組むことができなくなります。そのためには、「1週間後を期限とした2つの行動計画」のように、短い期限で、2-3個の少ない行動計画にしたほうが、達成確率が確実に高いのです。
6. 未知の取り組みに対してはトライアルを行う
あるクライアント企業の業績改善プロジェクトを支援した時、そのチームは「従業員満足度を高める」を重点課題としました。その重点課題の行動計画には「目安箱を設置して意見を集める」という行動のアイデアが出ました。そのチームはそれをそのまま行動計画にしようとしていたので「過去目安箱を行ったことがありますか？」を聞いたところ、「取り組んだことがない」ことがわかりました。このように過去取り組んだことがない行動計画は、限定した範囲でトライアルを行います。そのトライアルを行うことで、「どこがうまくいくのか？」「どこを改善すべきか？」「どのくらい効果が得られるのか？」を評価します。そして「これはうまくいくぞ！」と判断できてから、より広範囲で取り組む行動計画にします。
以上のように、今まで取り組んだことがない効果が未知である行動計画は二段階で取り組みをします。いきなり全体で取り組んでも業務を混乱させるだけです。まずは、トライアルを行うことで「どうすればより効果を出せるか？」「効果が本当にあるかどうか？」を確認することが重要です。
7. 同じ行動は3回以上設定しない！
決定した行動計画が期限になっても達成できないこともあります。もし、その行動計画が2回達成できなければ、3回目も同じ行動計画にしてはいけません。2回達成できていなければ3回目も達成できない可能性が高いからです。2回達成できなければ、その行動計画を更に詳細な3つ以上の要素にブレイクダウンします。それによって、より達成できる可能性の高い行動計画にします。たとえば、「6月30日にまだ取引のない大手企業にコンタクトする」が当初設定した行動計画だとします。前回も今回もこの行動計画が達成できていないのであれば、次は下記のようにブレイクダウンをします。
1. 候補となる大手企業を20社リストする
2. そのうち、5社を選び、その5社の個人名と連絡先をリストする
3. 個人名リストがない企業は、パートナー企業に面会調整の依頼をする
すでに2回行動計画を達成できていないのであれば、このようにブレイクダウン下内容を行動計画にすることで、3回目は必ず達成できる行動計画にすべきです。このブレイクダウンの方法は、「1. 必ず期限を盛り込み、達成したかどうか判断できる行動計画にする」で紹介した「第三者でも達成したかどうかがはっきりと判断できる達成基準」を設定するときにも役立つ方法です。
8. その行動計画は重点課題の達成に貢献できるか？
確実に達成目標を達成するためには、思いついたアイデアをすぐに行動計画にするのではなく、それが重点課題の達成に役立つかどうかをしっかり検証することが大切です。その検証のためにチームで「この行動計画は、本当に、重点課題に役立つか？」を話し合います。多くの人が「役立つ！」と感じれば、効果的である可能性は高いのです。もし、重点課題に役立たないのであれば、いくらその行動計画に取り組みたいと思っていても、他の行動計画へと変更すべきです。時間が限られている以上、いくつかの行動計画を比較検討して、もっとも重点課題に役立つものを取り組むべき行動計画とすべきです。
9. 必要ならば投資をしっかり要求する！
行動計画は達成目標を期日までに確実に達成するためにたてるものです。もし「期限に達成するための経験や情報が十分ではなく不確実性（リスク）が高い」のであれば、その組織目標の達成の取り組みに外部のプロフェッショナルの支援を得る必要があります。上層部に投資を要求してでも「成し遂げる可能性が高い行動計画」を検討することを優先します。成長率の低い企業は「投資してでも目標を達成する！」という考え方ができている人がすくないです。逆に成長率の高い企業は、期日までに確実に達成するためには外部をうまく活用しています。目標を達成するためには幅広い視野で行動計画を立案することが大切なのです。
自分たちだけの力で取り組むことは大切です。ですが、達成目標を確実に達成することのほうが重要です。困難な達成目標にチャレンジしているときに、その「達成できない」というリスクを下げられるのであれば、そして、工数や時間を削減できるのであれば、しっかり会社に投資を要求すべきです。
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行動計画をしっかり遂行するから組織目標を達成できる！
数値として掲げた達成目標を達成できる可能性を高めるためにはどのように行動計画を作るか、9つのヒントと注意点を説明しました。行動計画をたてるために自由にアイデアを出すことは重要です。ですが、その思いついてすぐのアイデアでは行動計画という観点では不十分なため、それを行動計画へと進化させることが大切です。しっかりと「行動計画」へと発展させ、それをしっかり取り組むことが組織の目標達成に役立ちます。ぜひ、社員たちがしっかりと取り組める行動計画の立てるために活用ください。「あなたの組織の社員たちの組織成長への取り組みが不足している！」と感じていれば、ぜひお問い合わせください。私たちが、あなたの会社内に、組織として成長に向けた「チームによる自主的な組織問題解決」が定常的に取り組まれている環境・文化を構築するお手伝いをいたします。
（本ノートは、2018年1月20日に書かれたものを再編集しました）
文：ティ・スクエア㈱ 寺尾 卓巳（てらおたくみ, Takumi Terao）
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